Pode mudar de programa a meio do ano fiscal?

Sim, sem dúvida! 🙂 Existem, ainda, algumas dúvidas sobre a legalidade na mudança de programa de facturação a meio do ano. No entanto, queremos desmistificar este assunto, uma vez que pode mudar de programa quando e as vezes que quiser ou precisar.

Muitas empresas optam pelo fim do ano fiscal para fazer uma prospecção dos programas que existem no mercado, para começar o novo ano com um novo software de facturação. Se for o seu caso, vamos lá analisar as várias vertentes para as quais deve olhar:

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1. Certificação & Actualizações

Provavelmente, trata-se de um dos aspectos mais importantes! Mais importante do que verificar se o programa tem todas as funcionalidades que precisa, certifique-se primeiro que o mesmo está de acordo com as leis da Autoridade Tributária e tem todas as actualizações em dia e se são gratuitas ou não.

A segurança do mesmo, é também, um factor importante. Analise se o tipo de segurança é grande e se qual a frequência nos back-up’s.  Aceda já à “Lista de Programas Certificados” do Portal das Finanças em http://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/consultaProgCertificadosM24.action

No caso do Faturavirtual…

– Somos certificados pelo nº1807;

– Estamos sempre actualizados e as actualizações são gratuitas;

– Temos segurança SSL e ainda fazemos back-ups de hora a hora, todos os dias!

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2. Numeração dos Documentos & Séries

Para que a mudança seja ainda mais suave, sabia que pode manter a numeração que está a fazer? Por exemplo, se está na factura 2014/49 verifique se pode inserir no novo programa a indicação que quer que a próxima factura seja a 2014/50. Caso isto não seja possível, verifique se pode criar novas séries pois se não puder manter a 2014, terá que criar outra para que não existam documentos duplicados. Este será, possivelmente, o principal problema que poderá ter pois não pode ter a mesma factura 2014/1 em dois programas diferentes (quer o conteúdo seja o mesmo ou não) pois, para a AT, é suplicação de dados.

Nesse sentido, tenha em atenção as séries pois pode ter várias sem qualquer problemas mas não pode ter a mesma com os mesmos números.

No caso do Faturavirtual…

Pode fazer as duas coisas! Pode manter a sua numeração e/ou criar novas séries!

Nas Configurações gerais, o separador “Séries dos documentos” está destinado para isso mesmo:

– Pode inserir novas séries;

– Editar a numeração;

– Escolher qual a série que quer colocar como pré definida para cada tipo de documento!

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 3. Dados – Produtos/Serviços & Clientes

Outro motivo que pode levar à desistência quanto à mudança de programa de facturação pode ser o facto de pensar que tem que começar tudo de novo… Não tem que ser assim! Confirme junto do programa se é possível importar os seus dados – produtos, serviços e cliente. Assim, não tem que se preocupar com a inserção manual de toda a informação!

No caso do Faturavirtual…

Pode importar todos os dados que desejar através do ficheiro SAF-T PT – produtos/serviços, clientes e até fornecedores.

No tabulador “Importação” pode tratar logo do assunto com apenas um clique!

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4. Comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira

Se efectuar a mudança a meio do ano, terá que verificar se o programa que está a avaliar tem o mesmo tipo de comunicação que faz actualmente. Isto porque, no mesmo ano fiscal, a Autoridade Tributária aceita apenas uma única forma de comunicação. No entanto, no fim do ano, pode mudar de tipo de comunicação se assim o desejar. Existem 3:

– Manual – Aqui o utilizador insere documento a documento na sua conta no portal eFatura

– SAF-T PT – Ficheiro xml que exporta mensalmente até o dia 25 de cada mês e importa no portal eFatura

– Automática – Webservice que permite que a facturação seja comunicada à medida que a vai criando.

No caso do Faturavirtual…

Dispomos das primeiras duas formas de comunicação. A mais utilizada, sem dúvida, é a segunda – ficheiro SAF-T PT pois é uma forma simples, controlada e rápida de comunicar a facturação. O ficheiro não tem que ser perceptível quando o abrimos no nosso computador pois está configurada segundo as especificações da AT para uma fácil leitura por parte do sistema. No entanto, estamos a trabalhar para termos a comunicação Automática e, assim, pode escolher qualquer uma das 3 opções.

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5 . Apoio na Mudança & Suporte

Este ponto não só é importante na mudança de software como ao longo de toda a utilização do programa! Confirme que o apoio é contínuo e qual o valor pois existem suportes pagos ou limitados. Antes de mudar, entre em contacto com a equipa de modo a puder analisar o tempo de resposta e a eficiência da mesma.

No caso do Faturavirtual…

Não só dispomos de suporte gratuito como respondemos com a máxima rapidez que nos for possível! No próprio dia, terá a resposta à sua solução e pode optar por enviar email ou telefonar para o número 211 450 360. O apoio constante é, para nós, fundamental para que consigamos ser mais do que mais um software de facturação. De facto, queremos ser o seu Parceiro de Negócio para que saiba que estamos aqui para ouvir e receber todas as sugestões e comentários que tenha!

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O nosso melhor e mais sincero conselho é: tente saber o máximo que puder sobre o programa para evitar futuras surpresas. No entanto, tenha sempre em mente que pode mudar a qualquer altura por isso nada é definitivo e se a experiência não for a melhor, pode sempre voltar à pesquisa e encontrar o programa que satisfaça as suas necessidades de facturação!

Verifique todos os pontos acima indicados e confirme se é possível experimentar gratuitamente e sem qualquer compromisso o programa. No Faturavirtual pode criar uma Conta de Teste para explorar as funcionalidades e a experiência de utilização.

Puder ver o interior do programa antes é muito importante para que não pague antes de utilizar e tenha uma surpresa depois.

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No que concerne ao factor preço, pode analisar qual será a melhor solução para si. No caso do Faturavirtual, temos 4 planos para pudermos ajudar todos os negócios em qualquer que seja o estado de maturidade do negócio.

Pode sempre escolher o tipo de subscrição que se adaptar melhor à sua facturação: mensal, semestral e anual! Nas últimas duas modalidades oferecemos 1 e 3 meses de oferta! Se tiver um negócio sazonal, pode apenas pagar quando precisar e os seus dados ficam sempre acessíveis.

Tem, ainda, toda a liberdade para mudar de plano sempre que precisar sem fidelização ou penalização!

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Facturar não tem que ser difícil, complicado, complexo e um factor de consumo de tempo desnecessário…. por isso, aceite o nosso lema e descubra que,

Facturar nunca foi tão Simples! 🙂