O Faturavirtual é um software de facturação online, certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira pelo número 1807 que foi oficialmente lançado a 6 de Janeiro de 2014. É um programa assente no modelo SaaS (Software as a Service) e, por isso, não tem que instalar absolutamente nada no seu computador pois todos os dados ficam guardados na cloud ("nuvem") com a máxima segurança e pode aceder-lhes em qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo (pc, tablet e smartphone) desde que tenha Internet.

Não fica confinado ao seu computador nem se arrisca a perder a informação (caso haja algum dano na máquina, por exemplo); ainda não se arrisca a ficar com o software desactualizado ou a pagar pelas actualizações que, no Faturavirutal, são totalmente gratuitas!

É a forma mais simples e rápida de fazer a sua facturação e ganhar mais tempo para outras áreas do seu negócio!

Como não há nada melhor que experimentar, porque não criar uma Conta de Teste ? Durante 30 dias pode comprovar se é o programa que está à procura. Se for,  pode começar já a facturar!

Para aceder à sua conta no Faturavirtural em qualquer computador, tablet ou smartphone com Internet basta aceder ao site www.faturavirtual.com/ e, no canto superior direito, clicar em LOGIN

Insere o email de registo da conta e a respectiva password. E já está! Já se encontra na sua conta que é pessoal e intransmissível.

Se, por algum motivo, perder ou quiser mudar a sua palavra-passe, é igualmente simples; basta seleccionar a opção "Esqueceu-se da password?" na zona do Login.

A utilização de um programa de facturação certificado pode ser opcional mas existem determinadas condições que exigem obrigatoriamente essa utilização:

1. Se o volume de negócios do ano anterior for superior a 100 Mil Euros;
2. Se, no ano anterior, tiver emitido um número igual ou superior a 1000 facturas ou documentos equivalente;
3. Caso tenha iniciado actividade depois de 1 de Abril de 2012 e queira facturar recorrendo a um programa certificado;
4. Caso queira migrar para outro software de facturação certificado.

No entanto, a partir de 1 de Abril de 2014, passam a estar sujeitos à obrigação de certificação:

1. Os programas produzidos internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respectivos direitos de autor;
2. Os sujeitos passivos que tenham emitidos, no período de tributação anterior, um número inferior a 1000 facturas.

Sim. Para nós, é prioritário manter o programa sempre actualizado sem que seja cobrado qualquer valor adicional por isso! Nesse sentido, não precisa de se preocupar nunca com as actualizações nem com valores exorbitantes que poderiam advir delas que, no Faturavirtual, são totalmente gratuitas.

No Faturavirtual dispomos de 4 planos que foram criados a pensar em todas as realidades e necessidades da sua empresa para crescermos juntos.

Começamos pelo Plano Nano (que entra em vigor dia 6 de Abril) que terá até 50 documentos/mês, 2 utilizadores e Assinatura Digital. Depois, dispõe do Plano Micro que lhe permite emitir até 150 documentos/mês e acesso a 5 utilizadores. Neste plano, já dispõe de Assinatura Digital das facturas e Multi-moeda. Depois, consoante o número de documentos emitidos mensalmente e as funcionalidade que precise, dispõe dos restantes dois planos: Plano Base (até 500 documentos/mês; 7 utilizadores; Assinatura Digital; Multi-moeda; Agendamentos e Relatórios) e Plano Pro (documentos ilimitados; 10 utilizadores; Assinatura Digital; Multi-moeda; Agendamentos e Relatórios).

Visite a nossa página dos planos para analisar com mais pormenor as características de cada plano.

Em qualquer plano pode subscrever: mensal, semestral e anualmente.

Sendo que, se subscrever:

• Semestral - oferecemos 1 mês
• Anual - oferecemos 3 meses

Para facilitar ainda mais a sua factuação, damos a possibilidade de mudar de plano sempre que precisar sem qualquer limitação.

Quer seja upgrade ou downgrade, somos apologistas que só deve estar no plano que precisar pelo tempo que quiser! 

Sim. Através do ficheiro SAF-T PT que exporta do outro programa pode fazer a "Importação" (no respectivo separador) dos dados dos Clientes, Fornecedores e Produtos/Serviços.

Legalmente, não é permitido fazer a importação de facturas pois a mesma factura não pode estar duplicada em programas diferentes. O número de série de cada documento finalizado é único e não pode ser nunca repetido ou replicado.

Qualquer coisa, nós ajudamos!

No Faturavirtual tem 2 formas de fazer a comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira:

- Ficheiro SAF-T PT - exporta o ficheiro em "Exportação" > "SAF-T" selecciona o mês e gera o xml que deverá submeter posteriomente no eFatura até ao dia 25 de cada mês. A comunicação é sempre feita do mês anterior. Ou seja, até ao dia 25 do mês de Março, tenho que comunicar a facturação do mês Fevereiro e assim sucessivamente

- Manualmente - insere os dados manualmente no portal das finanças de cada documento emitido

NOTA: No mesmo ano civil só é permitido utilizar uma única forma de comunicação à AT

No respectivo tabulador (através do ficheiro SAF-T) poderá proceder à importação de:

- Clientes;

- Fornecedores;

- Produtos/Serviços.

Os dados importados poderão ser editados posteriormente.

Por motivos legais, não é permitido importar documentos pois seria considerado duplicar a informação e cada número de série é único e nunca pode ser repetido (quer a informação seja a mesma ou não). 

Mas poderá manter a sua numeração ao utilizar a nossa funcionalidade "Personalização de Séries" e inserir o número do documento a emitir.

No separador "Exportação" tem duas opções disponíveis:

- eFatura - Aqui, exporta o ficheiro SAF-T PT para efectuar a comunicação mensal da facturação até ao dia 25 de cada mês; depois, com o documento xml exportado é só fazer a importação no eFatura. Não tem que conseguir abrir o ficheiro nem descodificar o seu conteúdo pois está de acordo com os requisitos da AT para uma leitura mecânica e automática pelos servidores.

- SAF-T - Para efeito de auditoria, pode-se fazer a exportação do documento anual ou completo. É um ficheiro normalizado com o objectivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, num formato legível e comum.

No canto superior direito da sua conta (no botão com o seu nome) ao seleccionar, a primeira opção é "Configurações gerais".

Neste tabulador tem acesso a:

- Empresa - onde insere os dados da sua empresa, NIB, Logotipo e todas as informações que desejar;

- Retenção na Fonte - local onde insere a percentagem caso tenha retenção na fonte;

- Geral - aqui pode editar o número de cópias de cada documento e o número de casa décimais (2 ou 4);

- Regimes - caso esteja no Regime de IVA de Caixa, é aqui que deverá configurar essa informação;

- Séries dos documentos - pode criar novas séries e até personalizá-las colocando o número do documento pelo qual quer que o sistema comece a contabilizar; assim, pode manter a sua numeração de série caso migre de outro programa. E ainda, escolher qual a série pré-definida por tipo de documento.

- Permissões - neste separador pode gerir as permissões dos utilizadores que acedem à sua conta;

- Moeda - aqui pode activar as diferentes moedas que precise para a sua facturação caso tenha clientes estrangeiros;

- Utilizadores - aqui gere os acessos à sua conta e pode adicionar novos utilizadores (que podem ter dois estatutos: administrador ou utilizador); além de que, pode alterar a sua própria password de acesso.

No canto superior direito da sua conta (no botão com o seu nome) ao seleccionar, a segunda opção é "Conta pessoal".

Neste tabulador tem acesso a:

- Resumo - onde poderá verificar todo o histórico da sua conta;

- Movimentos - aqui pode fazer o download da factura relativa ao pagamento do serviço de facturação do Faturavirtual e que está disponível até 3 dias depois de ter efectuado o pagamento do plano subscrito;

- Encomendas - neste separador tem acesso aos dados de pagamento do plano que subscreveu e que aguarde pagamento; assim, caso elimine o email ou SMS de subscrição, tem sempre acesso aos dados para proceder ao pagamento.

- Subscrições - para visualizar quais os planos subscritos, respectivos pagamentos e validades.

A facturação electrónica consiste na assinatura digital do documento que pode enviar directamente por email pois esta assinatura confere a mesma validade como se a factura fosse impressa, assinada e carimbada.

Se o seu cliente lhe solicitar a factura em papel não se preocupe que pode sempre fazer o download do PDF e imprimir na mesma. Assim, poupa em papel e a sua facturação é facilitada pela rapidez com que pode enviar as suas facturas.

Esta funcionalidade está disponível nos planos Micro, Base e Pro sendo que não altera nenhum aspecto estético no documento e apenas é visível com programas próprios.

Se está, por exemplo, a migrar de outro programa e gostaria de manter a série não se preocupe que, no Faturavirtual, isso é possível! 

Pode colocar o número do documento pelo qual quer que o sistema comece a contabilizar e, assim, dá seguimento à numeração actual. Após criar e finalizar um documento com o número que inseriu, não pode voltar a editar esse campo pois, legalmente, a numeração deve ser sempre contínua e crescente.

Para aceder a esta funcionalidade presente em todos os planos, aceda a "Configurações gerais" > "Séries dos documentos". Pode, igualmente, ver todos os passos aqui.

Para que possa enviar as suas facturas e outros documentos directamente por email, criámos esta funcionalidade que lhe permite enviar uma mensagem personalizada e, ainda, saber quando o seu cliente vê a factura! Para saber todos os passos, clique aqui.

Ao migrar para o Faturavirtual não se preocupe se tiver que anular uma factura emitida no programa anterior ou registar um pagamento.

Para as duas situações, temos a solução:

- Recibos Externos

- Notas de Crédito Externas

Dê acesso à sua conta mas escolha o que o novo utilizador poderá ver e/ou fazer! Saiba mais aqui.

Se utiliza esta funcionalidade, só precisa de seguir os próximos passos para que active a retenção na fonte na sua conta e saiba tudo sobre a mesma.

Esta funcionalidade está disponível nos Planos Base e Pro para a análise do seu negócio seja ainda mais simples e prática com os 4 tipos de relatórios que temos actualmente disponíveis. Para saber mais, clique aqui.

Se está a facturar para o estrangeiro ou pondera fazê-lo, não tem que se preocupar com a moeda do país do seu cliente pois pode activá-la nos Planos Micro, Base e Pro. Para saber mais, clique aqui.

Caso tenha avenças ou simplesmente saiba quando terá que emitir uma factura, não se arrisca a deixar a data em branco. Basta escolher o dia ou a periodicidade e ainda decide se quer o documento apenas como rascunho ou que ele seja logo finalizado e enviado por email. Esta funcionalidade está disponível nos Planos Base e Pro. Para saber mais, clique aqui.

Uma factura é um documento de valor contabilísitico no qual constam as condições gerais da transacção e o apuramento do valor que o cliente terá que pagar. Os elementos obrigatórios são:

- Dados do Emissor - Nome, morada e NIF

- Itens - Produtos e Serviços a facturar

- Data de emissão

- Taxas - Resumo do IVA e outras taxas

- Observações - Isenções de IVA e respectivos motivos (se for caso disso)

Uma factura simplificada é um documento de venda semelhante a uma venda a dinheiro ou a um talão. Ao contrário das facturas “normais”, a factura simplificada apenas necessita da identificação completa da empresa emissora da factura e da discriminação dos bens ou serviços facturados.

Não necessita do NIF do cliente para emitir uma factura simplificada que assume, automaticamente, o NIF de Consumidor Final (999999990). Apenas nos casos em que o cliente seja um sujeito passivo de imposto é obrigatória a indicação do respectivo número de identificação fiscal.

1. Quando sou retalhista ou vendedor ambulante e faço transmissão de bens a particulares não excedendo os 1000€
2. Quando sou prestador de serviços e presto-os a particulares ou sujeitos passivos, não excedendo os 100 €

Para criar uma factura aceda ao separador "Facturas" e seleccione "Criar factura".

Neste momento, pode inserir logo os dados do cliente e dos itens que vai facturar que eles ficam automaticamente gravados nos respectivos tabuladores após criar a factura (em rascunho ou já finalizada).

Assim, não tem que criar os dados previamente e passar uma factura é simples e muito rápido!

Para criar uma factura aceda ao separador "Facturas" e seleccione "Criar factura simplificada".

Neste momento, pode inserir logo os itens que vai facturar que eles ficam automaticamente gravados nos respectivos tabuladores após criar a factura (em rascunho ou já finalizada).

Assim, não tem que criar os dados previamente e passar uma factura é simples e muito rápido!

Após criar uma factura, pode guardá-la como Rascunho (neste estado, é possivel editar e ainda não tem qualquer valor contabilístico); depois, ao finalizar-se, fica com o estado de Final (estado em que recebe o número de série e está legalmente pronta para utilização); por fim, fica Por liquidar, Parcialmente liquidada ou Liquidada consoante o estado do recebimento dos valores facturados. E ainda com o estado de Anulada caso crie uma Nota de Crédito para anular a factura na totalidade.

Caso tenha inserido o valor errado ou precise de rectificá-lo, não pode alterar a factura pois após estar finalizada, não pode ser alterada e/ou editada. Assim, terá que emitir um documento rectificativo:

- Nota de Crédito - Quando quero retirar valor à factura ou anulá-la por completo

- Nota de Débito - Quando quero acrescentar valor à factura

Após finalizada, não é possível editar qualquer dado numa factura. Assim, para anular uma factura já emitida, a única forma legal permitida é emitindo uma Nota de Crédito associada à factura e enviá-la ao cliente (caso tenha enviado a factura) para colocar o valor a zeros. Assim, pode criar nova factura com os dados correctos e emiti-la normalmente.

Note que a numeração irá continuar e a factura cancelada irá manter-se no sistema e será comunicada com a restante facturação. 

Uma nota de crédito é um documento legal de acerto de contas que "retira" valor e anula total ou parcialmente uma factura.

É, também, a única forma legal de anular/cancelar uma factura no Faturavirtual.

Uma nota de débito é um documento legal de acerto de contas que serve para "aumentar" o montante a pagar em relação ao original da factura emitida anteriormente.

Para criar uma nota de crédito basta a aceder ao tabulador "Notas de Crédito/Débito" > "Criar Nota de Crédito" seleccionar a respectiva factura, qual o montante (parcial ou total), pré-visualizar e finalizar.

Para criar uma nota de crédito basta a aceder ao tabulador "Notas de Crédito/Débito" > "Criar Nota de Débito" seleccionar a respectiva factura, inserir o montante, pré-visualizar e finalizar.

Sim. Basta aceder ao tabulador "Notas de Crédito/Débito" > "Criar Nota de Crédito" e escolher o tipo "Documento não existente no Faturavirtual". Note que deverá inserir todos os dados como estão na factura para que quando a nota seja comunicada, a ligação entre os dois documentos seja automaticamente feita.

Um recibo é um documento sem valor legal que comprova o recebimento do valor facturado ao seu cliente.  

Nota: O recibo só tem valor contabilístico para as empresas que tenham aderido ao Regime de IVA de Caixa. 

Para emitir um recibo, aceda à lista de facturas e selecciona o botão "Registar Pagamento" depois é só seguir os passos e finalizar o documento.

Diz o Decreto de lei nº7/2013 que, quem aderir ao regime de IVA de Caixa, só está obrigado a entregar o IVA às Finanças após pagamento total ou parcial pelos clientes (até um ano).

O período de permanência neste regime é obrigatoriamente de 2 anos e só podem aderir sujeitos passivos de IVA:

- com situação tributária regularizada, registados para efeitos do IVA há pelo menos 12 meses:

- com volume de facturação do ano anterior até 500 mil Euros

- não beneficiários de isenção do imposto (artigo 9º ou 53º)

- não abrangidos pelo regime dos pequenos retalhistas (artigo 60º)

- e, no caso de a empresa ter contabilidade organizada, deverá ser o Técnico Oficial de Contas (TOC) a fazer a adesão.

Os recibos emitidos estão no separador "Recebimentos" > "Lista"

Sim. Ao registar o recebimento, pode colocar qual o valor que, efectivamente, recebeu que o programa fará o resto. A factura fica parcialmente liquidada e é calculado automaticamente o valor que fica em falta tendo em conta o que já recebeu. 

Sim. Basta aceder ao tabulador "Recebimentos" > "Registar" e escolher a opção "Se pretende registar um recebimento e/ou emitir o respectivo recibo de uma factura que emitiu antes de utilizar o Faturavirtual, clique aqui". Note que deverá inserir todos os dados como estão na factura.

Uma guia é um documento logístico que atesta a movimentação de produtos. 

No Faturavirtual pode emitir: Guias de Transporte (acompanha a mercadoria durante o seu transporte) e Guias de Remessa (indica que ocorreu o envio de mercadoria e/ou prestação de serviço).

Segundo o nº 10 do artigo 5º do anexo a que se refere o artigo 10º do Decreto-Lei n.º 198/2012, todas as empresas são obrigadas a comunicar os documentos de transporte excepto as que tenham um volume de negócios igual ou inferior a 100 000€.

São todos os materiais que estejam fora dos locais de produção, transformação ou exposição nos estabelecimentos de venda. Assim como bens encontrados nos veículos no acto de descarga ou transbordo ou bens expostos para venda em feiras e mercados.

Um orçamento é um documento sem valor legal que pode anteceder a emissão da factura e define o planeamentos dos produtos e/ou serviços que serão prestados.

Para criar um orçamento, basta aceder ao tabulador "Orçamentos" > " Criar orçamento" e inserir os dados do seu cliente e dos artigos e/ou serviços.

Sabia que pode converter um orçamento em factura com apenas um clique?

Uma vez adjudicado, pode clicar no botão "Criar factura com base no orçamento" sendo que pode editar a informação (caso esta seja alterada) e finalizar a factura sem ter que inserir toda a informação novamente.

Relativamente ao conteúdo, nenhuma. São todos documentos sem valor contabilístico que podem anteceder a venda de um produto ou serviço.

O que varia é o tipo de empresa que utiliza cada documento:

- Orçamento - Empresas de serviços

- Factura proforma - Empresas que comercializam artigos ou produtos e serve para atestar a terceiros (seguradoras, bancos, etc.) que a factura a ser emitida será efectivamente igual a esta

- Nota de honorários - Escritórios de Advogados e Profissionais Liberais

No momento da criação do orçamento, basta escolher nos detalhes do documento qual o tipo de orçamento prentende utilizar.